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POR QUÉ COMPRAR SERVICIOS DE
DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL
Vivimos inmersos en procesos digitales de
toda índole. En el mundo empresarial, parte
de la competitividad que pueden obtener
las compañías se basa en gran medida en
eficiencia de la gestión de procesos en los
que la información viaja rápidamente entre
las distintas áreas. Es un activo indispensable
para las empresas.
Aunque cada vez sea más común el entorno
digital, la información de los documentos
en papel también debe ser gestionada.
Para ello, el primer paso es transformar esta
información a un formato que nos permita
el acceso a los datos en cualquier momento
y lugar, conocer quien ha visualizado la
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información, quien la está gestionando,
quien dispone de acceso, a pesar de que
esta información venga sustanciada desde
documentos en papel. Para ello necesitamos
realizar la contratación de procesos de
digitalización documental.
Este tipo de servicios tiene una incidencia
directa en la sostenibilidad medioambiental
de la actividad empresarial. La digitalización
es un modo de enfoque efectivo hacia
procesos sostenibles medioambientalmente
hablando.
El impacto medioambiental en relación con el
consumo de papel se reduce drásticamente
acercándonos hacia el cumplimiento de
objetivos ESG. Y no es más sostenible solo por
la reducción de materiales, también incide
favorablemente en el control de los procesos
para hacerlos más eficientes, reduce costes
operativos y administrativos.
¿Qué debemos saber para contratar un
servicio de digitalización de documentos?
El proceso de digitalización consiste en la
conversión de la información física en digital.
Ya no solo hablamos de escanear un papel
y obtener su equivalente en formato digital,
se trata de que la información tratada sea
gestionable en mayor o menor medida.
La revista de las Compras del siglo XXI
Marcos Yebra
PARA CONTRATAR UN SERVICIO DE
ESTE TIPO DEBEMOS FIJARNOS EN
VARIOS PUNTOS.
Primero, si la empresa dispone de medios
de transporte para recoger los documentos.
Esto no suele ser un problema, pero es mejor
asegurarse de que los medios de recogida
son propios y si disponen de vehículos
geolocalizados, mejor, de este modo
dispondremos de una capa extra de seguridad
y trazabilidad de los documentos.
Segundo, hay que fijarse en el tipo de
escáneres disponibles. No es lo mismo
escanear con un escáner de media o baja
producción que hacerlo con escáneres de alta
producción que son capaces de digitalizar
hasta 180 imágenes por minuto.
Efectivamente, mediante el uso de escáneres
profesionales las empresas pueden
transformar rápidamente documentos
analógicos en digitales que se presenten
en multitud de formatos, desde simples
imágenes digitalizadas hasta documentos
editables donde se puedan realizar búsquedas
por texto. Todos estos documentos
resultantes deberán ir acompañados de
metadatos que arrojen más información
sobre ellos y permitan a los distintos sistemas
trabajar de manera eficiente con ellos.
Tercero, la indexación de la información. El
escaneo de documentos debe acompañarse
de una gestión completa de los archivos en
los que, gracias a los metadatos, podamos
determinar su acceso, gestión, organización
y método de preservación. Las empresas
especializadas te ofrecerán métodos de
captura de la información adaptados a
cada proyecto, utilizando técnicas OCR,
videograbaciones e incluso validando
cada uno de los campos digitalizados en
controles de calidad que pueden ir desde
una comprobación contra la base de datos o
aplicando dígitos de control.
La digitalización de documentos puede
afectar a cualquier tipo de empresa y a
cualquier área de esta. Gracias a este proceso
de simplifica enormemente el acceso a la
documentación, lo que, en ciertos sectores
como banca, sector servicios, académico o
administración pública permite una gestión
más efectiva en la búsqueda y acceso al dato
concreto que se puede encontrar en diversos
campos de una amplia variedad de registros.
Uno de los proyectos de digitalización más
demandados por las ventajas que ofrece es la
digitalización de facturas.
La legislación española posibilita el uso de
documentos digitalizados con plena validez
legal. La orden EHA/962/2007 de 10 de abril,
de la Agencia Estatal de Administración
Tributaria, en su artículo séptimo contempla
la digitalización certificada de facturas que,
gracias a un software certificado, otorga el
mismo valor que el original en papel. Esto
permite cuantiosos ahorros.
Contratar procesos de digitalización de
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documentos ofrece numerosas ventajas a
las empresas. La primera y mas evidente de
estas ventajas es el ahorro de tiempos para la
búsqueda y recuperación de la información,
lo que se traduce en mayor eficiencia y
productividad. Se elimina también el riesgo
de pérdida de documentos críticos. Si bien
el riesgo 0 no existe en ningún aspecto de la
vida, se reduce drásticamente al contar con
los documentos digitalizados e indexados.
Otra ventaja es el importante ahorro de
espacio que se genera al contar con los
documentos digitalizados, el papel queda
reducido a su mínima expresión con lo que
obtenemos un entorno menos consumidor
de materias primas y más sostenible. Los
registros serán gestionados de manera más
eficaz en un entorno digital ya que es posible
eliminar las copias duplicadas y mantener
un alto nivel de seguridad gracias al control
de versiones y accesos. Por último, cabe
advertir que la digitalización documental
reduce riesgos asociados al papel deterioro o
siniestros a la vez que facilita la conservación a
largo plazo.