Page 57 - labuena

POR QUÉ COMPRAR SERVICIOS DE

DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

Marcos Yebra

Vivimos inmersos en procesos digitales de PARA CONTRATAR UN SERVICIO DE
toda índole. En el mundo empresarial, parte ESTE TIPO DEBEMOS FIJARNOS EN
de la competitividad que pueden obtener VARIOS PUNTOS.
las compañías se basa en gran medida en
eficiencia de la gestión de procesos en los Primero, si la empresa dispone de medios
que la información viaja rápidamente entre de transporte para recoger los documentos.
las distintas áreas. Es un activo indispensable Esto no suele ser un problema, pero es mejor
para las empresas. asegurarse de que los medios de recogida
Aunque cada vez sea más común el entorno son propios y si disponen de vehículos
digital, la información de los documentos geolocalizados, mejor, de este modo
en papel también debe ser gestionada. dispondremos de una capa extra de seguridad
Para ello, el primer paso es transformar esta y trazabilidad de los documentos.
información a un formato que nos permita Segundo, hay que fijarse en el tipo de
el acceso a los datos en cualquier momento escáneres disponibles. No es lo mismo
y lugar, conocer quien ha visualizado la
56 escanear con un escáner de media o baja 57
información, quien la está gestionando, producción que hacerlo con escáneres de alta
quien dispone de acceso, a pesar de que producción que son capaces de digitalizar
esta información venga sustanciada desde hasta 180 imágenes por minuto.
documentos en papel. Para ello necesitamos
realizar la contratación de procesos de Efectivamente, mediante el uso de escáneres
digitalización documental. profesionales las empresas pueden
transformar rápidamente documentos La digitalización de documentos puede documentos ofrece numerosas ventajas a
Este tipo de servicios tiene una incidencia analógicos en digitales que se presenten afectar a cualquier tipo de empresa y a las empresas. La primera y mas evidente de
directa en la sostenibilidad medioambiental en multitud de formatos, desde simples cualquier área de esta. Gracias a este proceso estas ventajas es el ahorro de tiempos para la
de la actividad empresarial. La digitalización imágenes digitalizadas hasta documentos de simplifica enormemente el acceso a la búsqueda y recuperación de la información,
es un modo de enfoque efectivo hacia editables donde se puedan realizar búsquedas documentación, lo que, en ciertos sectores lo que se traduce en mayor eficiencia y
procesos sostenibles medioambientalmente por texto. Todos estos documentos como banca, sector servicios, académico o productividad. Se elimina también el riesgo
hablando. resultantes deberán ir acompañados de administración pública permite una gestión de pérdida de documentos críticos. Si bien

El impacto medioambiental en relación con el metadatos que arrojen más información más efectiva en la búsqueda y acceso al dato el riesgo 0 no existe en ningún aspecto de la
vida, se reduce drásticamente al contar con
concreto que se puede encontrar en diversos
consumo de papel se reduce drásticamente sobre ellos y permitan a los distintos sistemas campos de una amplia variedad de registros. los documentos digitalizados e indexados.
acercándonos hacia el cumplimiento de trabajar de manera eficiente con ellos. Otra ventaja es el importante ahorro de
objetivos ESG. Y no es más sostenible solo por Tercero, la indexación de la información. El Uno de los proyectos de digitalización más espacio que se genera al contar con los
la reducción de materiales, también incide escaneo de documentos debe acompañarse demandados por las ventajas que ofrece es la documentos digitalizados, el papel queda
favorablemente en el control de los procesos de una gestión completa de los archivos en digitalización de facturas. reducido a su mínima expresión con lo que
para hacerlos más eficientes, reduce costes los que, gracias a los metadatos, podamos obtenemos un entorno menos consumidor
operativos y administrativos. determinar su acceso, gestión, organización La legislación española posibilita el uso de de materias primas y más sostenible. Los
documentos digitalizados con plena validez
¿Qué debemos saber para contratar un y método de preservación. Las empresas legal. La orden EHA/962/2007 de 10 de abril, registros serán gestionados de manera más
eficaz en un entorno digital ya que es posible
servicio de digitalización de documentos? especializadas te ofrecerán métodos de de la Agencia Estatal de Administración
captura de la información adaptados a Tributaria, en su artículo séptimo contempla eliminar las copias duplicadas y mantener
El proceso de digitalización consiste en la cada proyecto, utilizando técnicas OCR, la digitalización certificada de facturas que, un alto nivel de seguridad gracias al control
conversión de la información física en digital. videograbaciones e incluso validando gracias a un software certificado, otorga el de versiones y accesos. Por último, cabe
Ya no solo hablamos de escanear un papel cada uno de los campos digitalizados en mismo valor que el original en papel. Esto advertir que la digitalización documental
y obtener su equivalente en formato digital, controles de calidad que pueden ir desde permite cuantiosos ahorros. reduce riesgos asociados al papel deterioro o
se trata de que la información tratada sea una comprobación contra la base de datos o siniestros a la vez que facilita la conservación a
gestionable en mayor o menor medida. aplicando dígitos de control. Contratar procesos de digitalización de largo plazo.

La revista de las Compras del siglo XXI La revista de las Compras del siglo XXI